A poltica de privacidade deve conter as informaes relevantes acerca da atividade de tratamento de dados pessoais que a organizao realiza. No uma carta de intenes, mas sim um documento que publiciza para o titular o modo como os seus dados so tratados – no o que a organizao pretende fazer, mas o que ela j faz.

Em sendo assim, no factvel elaborar uma poltica de privacidade antes da efetiva adequao dos processos de tratamento de dados pessoais, uma vez que o documento deve refletir a realidade de fato implementada pela organizao.

As informaes a serem publicizadas na poltica de privacidade decorrem da definio das medidas a serem implementadas para a conformidade jurdica da organizao.

O processo de adequao um procedimento complexo, comporta vrias fases, que na prtica podem ser individualizadas ou, em funo do porte da organizao e do volume de dados, podem se sobrepor e as funes pertinentes a fases distintas serem executadas simultaneamente. Mas o processo lgico-racional o mesmo, so os determinantes do caminho que conduz ao estado de conformidade.

Um processo srio de adequao tem incio com treinamentos de conscientizao de toda a equipe interna, para que haja a adeso psicolgica e comportamental dos colaboradores, j que haver interferncia direta na sua rotina. Alm disso, cada colaborador precisa estar imbudo da compreenso adequada do que representa a proteo de dados pessoais dentro e fora da organizao, para estar atento e se tornar um aliado no processo de manuteno do compliance.

Vale lembrar que uma das causas mais frequentes de incidente de segurana de dados o erro humano, que pode ser minimizado atravs da instituio de processos adequados e da conscientizao dos colaboradores.

Ao treinamento inicial de conscientizao segue-se a fase do data maping, em que se identifica cada dado que entra na organizao e mapeia o seu fluxo durante todo o seu ciclo de vida, o que vai permitir dar respostas a questes que definiro a direo do processo, como a origem do dado, finalidade, tempo de permanncia, se h poltica de descarte e outras.

A anlise do mapeamento conduzir fase do gap analysis, para identificao dos pontos de desconformidade e eventual exposio dos dados. A qualidade do diagnstico estar diretamente vinculada qualidade do mapa gerado na fase anterior e permitir o delineamento de propostas mais assertivas de solues de conformidade, que sejam viveis e compatveis com o modelo de negcio da organizao.

Neste ponto se tem a definio do projeto de adequao a ser implementado. Ele estabelece os modos pelos quais a organizao realizar a atividade de tratamento de dados pessoais, que o contedo da poltica de privacidade.

A poltica de privacidade ento vai refletir o estado de conformidade real da organizao, num formato que seja atrativo, com linguagem simples e de fcil compreenso, considerando que ela uma das principais ferramentas de expresso material do princpio da transparncia e este, por sua vez, centrado no usurio titular dos dados.

O raciocnio reverso conduz concluso de que, uma vez que a poltica de privacidade confere transparncia ao titular acerca do modo como a organizao realiza o tratamento dos seus dados, se ela elaborada no incio do processo, ela no reflete a realidade da organizao, que estar induzindo o titular dos dados a erro, com informaes enganosas, que configuram abuso da confiana do usurio e violao do princpio da boa f – a poltica de privacidade, nestas condies, ser fraudulenta.